Меньше файлов. Больше ясности.
Удобная система начинается не с идеальных папок, а с ответа на вопрос: где искать эту вещь завтра?
Одно место для входящего
Файл, который пока некуда положить, легко оставить на рабочем столе. Когда таких файлов становится много, рабочий стол превращается в список отложенных решений. Одна папка «Входящее» помогает отделить новые материалы от тех, с которыми уже всё понятно.
Это не архив и не место для вечного хранения. Раз в неделю полезно разобрать её: оставить нужное, перенести законченное и удалить то, что потеряло смысл.
Названия, которые что-то объясняют
В названии файла лучше сохранить контекст, который со временем забудется. «Список покупок — октябрь» понятнее, чем «новый документ 7». Для документов с несколькими версиями удобно добавлять дату в формате год-месяц-день.
Папок обычно требуется меньше, чем кажется. Текущие проекты, личные документы и архив — уже рабочая отправная точка. Новую категорию стоит заводить тогда, когда для неё есть несколько реальных материалов.
Система должна пережить обычный день
Если порядок требует двадцати действий после каждой загрузки, он быстро перестанет работать. Лучше простое правило, которое получается соблюдать почти всегда, чем сложная структура, существующая только в день уборки.
Начать можно с малого: выбрать одну переполненную папку, оставить понятные названия и проверить, удаётся ли найти нужный документ через неделю.